Modules > Offertebeheer

Onderstaand staat een afbeeldingen van het scherm wat men krijgt bij het openen van de module offertebeheer.

clip0426

Er zal nu verder worden ingegaan op de verschillende gedeeltes van het scherm.

Hoofdscherm (1)

Alle offertes krijgen bij het invoeren een status mee. Dit veld is overigens ook verplicht en is gekoppeld aan de bovenstaande tabbladen. De offertes behorende bij een bepaalde status kan men selecteren door op het desbetreffende tabblad te klikken.

Het tabblad Totaal Overzicht geeft het gehele overzicht van alle offertes weer. De verschillende offertes kunnen gesorteerd worden door op de kolomnaam te klikken. Ook is het mogelijk om deze kolommen op een andere volgorde weer te geven door met de linkermuisknop een kolomnaam vast te pakken en naar een andere positie in de rij te plaatsen (aangegeven met groene pijltjes bij mogelijke plaats).

Als men de velden sorteert zal een symbool weergeven achter de kolomnaam aangeven hoe er is gesorteerd.

Van klein naar groot (1-20 of A-Z).

Van groot naar klein (20-1 of Z-A).

Als men in het hoofdscherm op een bepaalde offerte klikt (de offerte wordt met een blauwe achtergrond aangegeven) en vervolgens op de rechter muisknop klikt worden er enkele opties weergegeven. De volgende opties zijn mogelijk:

OFB003

Als de status van een bepaalde offerte is gewijzigd en er wordt opgeslagen of van tabblad gewisseld dan zal de geselecteerde offerte in het geselecteerde statusveld te zien zijn.

Offerte gegevens (2)

Als er een nieuw project wordt toegevoegd () komt naast het statusscherm een leeg scherm vrij. Hier moeten alle gegevens over de offerte in komen te staan. De vakken die geel gekleurd zijn moeten verplicht ingevuld worden.

*	Offertenr.: wordt automatisch ingevuld, maar kan eventueel veranderd worden. Er wordt een melding gegeven als het ingevoerde offertenummer al bestaat.
*	Registratie datum: is de datum van de dag waarop de offerte is aangemaakt.
*	Relatie: is de klant waarvoor de offerte is gemaakt.
*	Contactpersoon: dit is de persoon van de relatie wie de offerte heeft aangevraagd.
*	Omschrijving: de naam van de offerte.
*	Referentie nr.: herkenningsnummer van de aanvrager.
*	Bouwplaats adres: het adres waar gebouwd gaat worden.
*	Postcode/Bouwplaats: de postcode en de plaats waar gebouwd gaat worden.
*	Datum gereed: het moment waarop het project afgerond moet zijn

*	Project/Fase: wanneer de offerte de status opdracht heeft is in deze velden te zien aan welk project en fase de offerte gekoppeld is.
*	Status: hier kan men de status van de offerte zien. De datum die er achter staat is de datum wanneer de offerte de weergegeven status heeft gekregen.
*	Reden afwijzing: hier kan men bij het pulldown menu een reden aangeven waarom de offerte afgewezen is.
*	Totaalbedrag: hier kan de totale waarde van de offerte worden ingegeven.
*	Gewicht: hier kan het toaalgewicht worden aangegeven van de offerte.
*	Calculator/Contactp.: in dit veld kan de werknemer gezet worden wie de calculatie gemaakt heeft en het veld erachter bijvoorbeeld de interne verkoper.
*	Scoringskans/Categorie: d.m.v. van dit veld kan er een percentage aangekoppeld worden in hoeverre dit opdracht gaat worden en is het mogelijk hier een bepaalde categorie aan te koppelen.
*	Hoofdofferte: hiermee kan aangegeven worden of de nieuw uit te brengen offerte een gedeelte is dat bij een eerder uitgebrachte offerte hoort. De nieuwe zal dan worden gekoppeld aan deze hoofdofferte.
*	Externe offertemap: verwijst naar een map waar de losse bijlagen in bewaard worden.
*	Memo: dit is een ruimte waar het mogelijk is om aantekeningen te maken.

Als deze gegevens ingevuld zijn klikt men vervolgens op (opslaan) om de nieuw aangemaakte offerte te bewaren.

clip0427

Wanneer een lopende offerte de status opdracht krijgt dan zal er worden gevraagd om er een projectnummer van te gaan aanmaken. Hier wordt verder op ingegaan bij de module projectbeheer.

Tabbladen (3)

Als in het hoofdscherm een offerte is geselecteerd, dan zijn onderaan een aantal tabbladen zichtbaar; bijlagen, activiteiten, activiteiten historie, oorspronkelijke documenten. Hieronder wordt elk tabblad onder de loep genomen.

Bijlagen

clip0428

Verschillende bestanden kunnen aan de offerte gekoppeld worden zoals documenten, e-mails, afbeeldingen, calculaties, enz. Door met de rechter muisknop te klikken in het rechter gedeelte van het tabblad (na selectie van een bestand) zijn er de volgende mogelijkheden:

*		Bestand openen
*		Bestand toevoegen
*		Verwijderen
*		Openen met...
*		Kopiëren
*		Knippen
*		Document genereren
*		Naam wijzigen
*		Snelkoppeling maken
*		Basis voor offerte
*		Calculatie
	-	Calculatie openen
	-	Calculatie toevoegen
	-	Calculatie verwijderen
	-	Calculatie eigenschappen
*		Elementenbegroting
	-	Elementenbegroting openen
	-	Elementenbegroting toevoegen
	-	Elementenbegroting verwijderen
	-	Elementenbegroting kopiëren
*		Calculatie elementenbegroting
	-	Calculatie elementenbegroting openen
	-	Calculatie elementenbegroting toevoegen
	-	Calculatie elementenbegroting verwijderen
	-	Calculatie elementenbegroting kopiëren
*		Vernieuwen
*		Nieuw
	-	Map
	-	Snelkoppeling
	-	Snelkoppeling naar directory
*		Verzenden naar
	-	Afdrukken
	-	Document versturen per mail

clip0429

Activiteiten

clip0430

Alle huidige en toekomstige acties met betrekking tot de geselecteerde offerte zijn terug te vinden op dit tabblad. Door een rechter muisklik te geven kunnen activiteiten worden toegevoegd, aangepast of worden verwijderd. De activiteiten komen uiteraard ook terug in de kalender. In dit hoofdstuk wordt verder ingegaan op de mogelijkheden van activiteiten.

Ook is het op dit tabblad mogelijk de status aan te passen. Wanneer men een activiteit op gereed wordt gezet dan verdwijnt de activiteit van dit tabblad. De activiteit is dan weer terug te zien op het volgende tabblad (activiteiten historie).

Activiteiten historie

clip0431

Op dit tabblad worden de activiteiten weergegeven die de status gereed hebben gekregen. Door een activiteit te selecteren en vervolgens er een rechter muisklik op te geven is het mogelijk om de activiteit aan te passen, te verwijderen of de status aan te passen.

Als de status wordt veranderd zal deze activiteit niet meer zichtbaar zijn op dit tabblad en wordt deze terug gezet naar het tabblad activiteiten.

Oorspronkelijke documenten

clip0433

Op dit tabblad kan men aangeven welke tekeningen er gebruikt zijn en wat er verder mee gedaan is of moet worden. Zo is het mogelijk overzicht te houden in de tekeningen/berekeningen die staan op het tabblad bijlagen.