De functie archiveren is gemaakt om ConstruSteel te versnellen en overzichtelijker te maken. In deze handleiding staat beschreven hoe u bepaalde gegevens kunt gaan archiveren en hoe u deze eventueel weer kunt terug zetten.

U kunt de functie archiveren vinden onder Tabellen -> Import/Export -> Archiveer bijlagen.

Op het tabblad ‘Archiveer bijlagen’ kunt u in een aantal stappen de gegevens in ConstruSteel gaan archiveren.

Stap 1

Maak een selectie tot welk jaar en tot welke maand u de gegevens wilt gaan archiveren.

Stap 2

Selecteer nu welke gegevens u wilt gaan archiveren.

Stap 3

Klik nu op zoeken om de geselecteerde gegevens te tonen.

Stap 4

In afbeelding 3 worden nu alle gereed gemelde projecten tot juni 2012 getoond. Standaard staan alle gevonden projecten aangevinkt, desgewenst kunt u hier nog projecten uitvinken.

Stap 5

Klik nu op de button ‘Archiveren’ om de geselecteerde projecten te archiveren.

De gearchiveerde gegevens zijn nu opgeslagen in de ARCHIVE map, deze map is automatisch aangemaakt in de ConstruSteel documenten map.

Zoeken in archieven

Wanneer u bijvoorbeeld projecten heeft gearchiveerd dan zullen de gearchiveerde projecten niet meer zichtbaar zijn in projectbeheer. Als u wilt gaan zoeken in het ConstruSteel archief dan zult u de functie archiveren weer moeten opstarten en op het tweede tabblad ‘Zoeken in archieven’ moeten klikken.

Stap 1

Op het tabblad ‘Zoeken in archieven’ krijgt u gelijk een overzicht te zien van alle gearchiveerde gegevens. In ons voorbeeld zijn er dit maar twee, maar als u honderden projecten, offertes en calculaties heeft gearchiveerd dan krijgt u ook de hele lijst te zien.

Stap 2

Om het zoeken te vergemakkelijken kunt u bij punt 2 een selectie maken. Bij ‘Selecteer altern.’ Kunt u opgeven waarin u wilt zoeken, in afbeelding 4 is voor ‘Projecten’ gekozen. Daaronder kunt u nog twee filters instellen, in afbeelding 4 is gekozen voor het zoeken op ‘Nummer’ en ‘Omschrijving’.

Stap 3

In afbeelding 5 is een bepaald project opgezocht in het archief. Door met de rechtermuisknop te klikken op het project krijgt u twee mogelijkheden, u kunt het bestand openen of de bijlagen terugzetten.

Klik op ‘Bestand openen’ als u de inhoud van de .cab file wilt zien. Klik op ‘Bijlagen terugzetten’ als u de gegevens in ConstruSteel weer terug wil zien.