Inleiding

Bijlagen zijn op diverse plekken in ConstruSteel terug te vinden. Bijlagen kunnen opgeslagen worden bij relaties, offertes, projecten, directe orders, bestellingen en in personeelsbeheer bij het eigen bedrijf en werknemers. De functionaliteit op de meeste tabbladen is gelijk en vergelijkbaar met de Windows verkenner. Het tabblad is verdeeld in 2 delen. Aan de linkerzijde staat de mappenstructuur en aan de rechterzijde staan de bestanden en de onderliggende mappen. Afwijkende tabbladen zijn de bijlagen in relatiebeheer, daar is het mogelijk om een document aan een project te koppelen. Ook is het mogelijk om een document naar een contact persoon te kopieren. In personeelsbeheer bij de bijlagen op het tabblad "eigen bedrijf" zijn voor alle medewerkers mappen aangemaakt. Deze zijn gekoppeld aan de mappen bij de bijlagen van een werknemer.

Bestanden toevoegen

Bestanden toevoegen kan door de optie te kiezen "bestanden toevoegen" onder de rechter muisknop. Of door ze vanuit een (Windows) map te slepen naar het rechter vak. Bij het slepen van bestanden wordt het bestand uit de originele map genomen en in ConstruSteel geplaatst. Het originele bestand blijft dus niet staan op die locatie.

Als men de rechter muisknop gebruikt en selecteert "bestand toevoegen" dan wordt een kopie gemaakt van het bestand en wordt deze kopie opgeslagen in ConstruSteel. In beide gevallen wordt het bestand (of het kopie) opgeslagen in de documentmappen van ConstruSteel. Bij het toevoegen of kopieren van bestanden controleert ConstruSteel op bestandsnaam. Het is daarom niet mogelijk om bestanden/emails met exact dezelfde naam in dezelfde map te plaatsen.

Bestanden verplaatsen/kopieren

Het is ook mogelijk om bestanden te verplaatsen of te kopiëren. Hiervoor zijn de opties kopiëren/knippen/plakken. Dit kan d.m.v. de Windows functionaliteit of met de rechter muisknop.

Documenten genereren

Een document genereren kan op 2 manieren. Via het menu (rechter muisknop) of de button bovenin het scherm . Bij het gebruik van de button wordt het bestand altijd opgeslagen in hoofdmap van de bijlagen. Bij gebruik van de menu optie wordt gekeken in welke map de gebruiker zich op dat moment bevind. Het document zal ook in deze map opgeslagen worden.

Een bestandsnaam wijzigen

Wanneer men in het bijlagenveld op de rechter muisknop klikt, vindt men de optie "naam wijzigen".

De bestandsnaam wordt vervolgens getoond, dit is de naam van het bestand plus de extensie. Let bij het aanpassen van de naam op dat de extensie niet vergeten/verwijderd wordt. Anders kan het zijn dat het bestand niet geopend kan worden. Met de optie "Snelkoppeling maken" wordt een koppeling gemaakt naar het bestand. Dit kan handig zijn voor wanneer je een document van uit verschillende mappen wil benaderen maar verschillende versies niet gewenst is.

Nieuw

Onder de optie "Nieuw" kunnen nieuwe mappen worden aangemaakt. Zo kan er structuur worden aangebracht in de archivering van de bijlagen. Naast mappen kunnen er ook snelkoppelingen worden aangemaakt. Dit kunnen snelkoppelingen zijn naar bestanden, of directories naar een externe locatie. Bijvoorbeeld een map met foto's of tekeningen ergens anders op de server.

Folderlijsten

Met de laatste optie kunnen standaard folder lijsten (mappen structuur) toegevoegd worden. Dit is met name handig voor wanneer het gewenst is bij elk project dezelfde mappenstructuur te gebruiken. Volg deze link om de handleiding te bekijken hoe deze structuur aan te maken.