Externe documenten

Dit tabblad is voor het beheren van de locatie van de bijlagen. Bijlagen zijn via ConstruSteel te benaderen door bijvoorbeeld via de module Relaties en daar naar het tabblad bijlagen te gaan. Om de bijlagen van buiten ConstruSteel te benaderen is de externe document structuur opgezet. Een uitgebreide handleiding is hiervoor beschikbaar.

De bestandsmap geeft de locatie aan waar alle bijlagen/documenten worden opgeslagen.

Door middel van een nummer te geven aan de omschrijvingen kan een combinatie van de gegevens voor de mapnaam gemaakt worden.

Omdat onderscheid gemaakt word tussen projecten en offertes is in het voorbeeld zowel projectnr en offertenr het nr 1 toebedeeld. Dit geldt ook voor de omschrijvingen. Het relatie nummer heeft nummer 3. en zal dus als laatste getoond worden. Alles met het nummer 0 zal niet meegenomen worden. Het scheidingsteken plaats bijvoorbeeld een – tussen de omschrijvingen. Een voor en achtervoegsel kan een mapomschrijving toegevoegd worden.

Wanneer men het voorbeeld volgt zal een mapnaam gegenereerd worden die als volgt is:

C:\Program Files\ConstruSteel\Documenten\2012\Projectnr.-Offertenr.-Projectomschrijving-Offerte omschrijving-Relatie\

Als men bij scheidingsteken een \ teken plaatst zal elke omschrijving een map op zich worden. Zoals bij voorvoegsel is gedaan, door achter 2012 een \ te plaatsen wordt 2008 een map op zichzelf.

Het vinkje [voorvoegsel voor Project- /Offertefolder tonen] heeft als gevolg dat de map 2012 nu voor de mappen project- offertenummer mappen komt. Op deze manier is het eenvoudiger om bijlagen per jaar op te slaan.

Wanneer een offerte in offertebeheer word aangeklikt die nog niet gekoppeld is, ontstaat er automatisch een map. Het is ook mogelijk om zelf een link te leggen tussen offerte en een maplocatie. Door in offertebeheer op de te klikken achter het veld externe offerte map.