Voor het genereren van offertes middels de documentgenerator kan het wenselijk zijn om de naam van de gegenereerde offerte op een bepaalde manier op te bouwen. De benaming van het document kan opgebouwd worden met de volgende gegevens:

-  Offertenummer
-  Registratie datum
-  Relatienaam
-  Omschrijving
 
Door de getallen 1 t/m 4 te gebruiken (0 wordt niet getoond. 1 wordt als 1e getoond, 2 wordt als 2e getoond, enz.) kan de volgorde van de bestandsnaam worden bepaald. Ook is het nog mogelijk om de bestandsnaam van het sjabloon eruit te filteren. Indien dit gewenst is kan de optie "bestandsnaam niet tonen in offertebeheer" worden aangevinkt. Let op: deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor de module offertebeheer!

Bij het genereren van documenten is het nu nu ook mogelijk om altijd standaard de kop- en voetteksten laten genereren, maar ook tekstblokken indien deze in het document aanwezig zijn. Dit geldt overigens voor Micosoft Word documenten. Wanneer men geen gebruik maakt van deze gegevens, dan kunnen bij deze opties het vinkje uitgezet worden. Deze zullen bij het genereren van documenten ook standaard uitstaan, wat de snelheid weer bevorderd.

Van de gegenereerde documenten kan een PDF-bestand gemaakt worden, zodat deze per e-mail verstuurd kan worden. Dit kan door in Microsoft Word het bestand nogmaals op te slaan door de optie "opslaan als" te gebruiken. Indien u toch al standaard een PDF-document wilt hebben, dan kunt u middels de optie "opslaan als PDF" dit gemakkelijker realiseren. Daarnaast scheelt het u weer een aantal handelingen.

Met de optie "wijzigingen bijhouden aanzetten" is het mogelijk om inzicht te krijgen in de wijzigingen die zijn gedaan in het document. Ook is hiermee in te zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht in het document. Klik hier voor meer informatie over deze functionaliteit in Microsoft Word.
 
 
Automatisch het email onderwerp laten invullen
 

Het is mogelijk om voor o.a. het versturen van offertes per email het onderwerp van de mail automatisch in te vullen. Om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken zal men een aantal instellingen moeten doen. Klik op de balk "volgorde email onderwerp" en het volgende venster zal getoond worden. Als voorbeeld voor het email onderwerp gaan we de instellingen doen voor de module offertebeheer.

Men gaat naar het linker dropdownveld en selecteert de module offertebeheer. Vervolgens kan men de opmaak gaan instellen. Hieronder staat een voorbeeld van een opmaak.

Het is mogelijk om gedurende de opmaak te kijken hoe het onderwerp eruit komt te zien. Hiervoor kan men op de knop “voorbeeld” klikken. In het voorbeeld is te zien dat het onderwerp als volgt opgebouwd zal worden: Offerte <<offertenr.>> - <<omschrijving>> - <<referentienr.>>

Als men tevreden is over de opgegeven opmaak klikt men op “OK” om de opmaak op te slaan.

Wanneer men nu een email vanuit de module offertebeheer gaat versturen wordt automatisch het onderwerp van deze mail gevuld met de ingestelde waarden. Zie hieronder het resultaat.

Deze functionaliteit is beschikbaar in de volgende modules:

Het is op dit moment alleen gerealiseerd bij het gebruik van de email generator. Deze is op te roepen door op het icoon te klikken of door met een rechtermuisknop op een bijlage te klikken en kiezen voor de optie verzenden naar -> document versturen per mail.

Deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar wanneer men een nieuwe email aanmaakt vanaf het tabblad “email bijlagen” in de bovenstaande modules. Mocht dit toch wenselijk zijn, dan kunt u dit altijd aan ons doorgeven.