Modules > Werkvoorbereiding > Stappenplannen > Materiaal bestellen

Er bestaan twee verschillende rapporten welke hiervoor gebruikt kunnen worden. Het verschil tussen beide rapporten is de opmaak van de eigen bedrijfsgegevens. In het volgende stappenplan staat beschreven hoe een bestelformulier met een rapport kan worden gemaakt.

•	Ga naar het tabblad inkoop/bestelinformatie

•	Zoek de bestelling die zojuist is aangemaakt op

•	Geef een rechtermuisklik op de bestelling in het bovenste gedeelte van het scherm

•	Kies de optie maak bestelformulier (rapport) of maak bestelformulier – 2 (rapport)

•	Geef op de geselecteerde regel een rechtermuisklik en kies de optie maak aanvraag formulier (rapport)

spwvb051 spwvb052

spwvb052

•	Geef op het 1e tabblad aan hoe de opmaak van de aanvraag eruit moet komen te zien

•

Geef op het 2e tabblad aan welke kolommen je wilt zien op het rapport. De bovenste helft is voor de kolommen die zich bevinden op het tabblad materialen en de onderste helft geeft de kolommen weer van het tabblad overige
Bij beide kolommen wordt bij vrije ruimte voor kolommen aangegeven hoeveel ruimte er nog beschikbaar is

•	Geef bij het 3e tabblad aan hoe de opmaak eruit moet komen te zien wanneer er op de bestelling merken meegestuurd dienen te worden

•	Klik op afdrukken om de aanvraag te bevestigen. Er verschijnt een voorbeeld op het scherm. Wanneer de optie naar PDF printen is aangevinkt dan zal er een PDF-bestand aangemaakt zijn. Deze is terug te vinden bij de bestelling op het tabblad bijlagen

•	Ga naar het tabblad bijlagen

•	Selecteer het aangemaakte PDF-bestand

•	Geef een rechtermuisklik op het PDF-bestand

•	Kies de optie verzenden naar/document versturen per mail

•	Zorg ervoor dat het vinkje bij emailbericht opslaan is aangevink

•	Klik op OK om de bestelling als e-mail over te zetten en te verzenden naar de leverancier

Wanneer de instellingen voor het rapport zijn gedaan en het rapport is een keer geprint, dan worden deze instellingen opgeslagen. Het is dan niet nodig om deze waarden bij de volgende bestelling weer langs te lopen. Wanneer er om wat voor reden dan ook voor wordt gekozen om de opmaak aan te passen, dan is het verstandig om een nieuwe opmaak hier voor aan te maken. Hiervoor kan het volgende stappenplan gebruikt worden:

•	Ga bij het te maken bestelformulier rapport naar het tabblad rapport instellingen

•	Klik op het icoon (nieuw) bij het veld opmaak om een nieuwe opmaak aan te maken

spwvb054

•	Geef in het venster bij het veld omschrijving de naam op van de nieuw aan te maken opmaak

•	Vink de optie opmaakgegevens kopiëren van een bestaande opmaak aan, zodat de waarden van het standaard sjabloon worden overgenomen.

•	Vul bij het veld opmaak de benaming in van de nieuwe opmaak

•	Klik op OK om de nieuwe opmaak aan te maken

•	Ga naar het tabblad rapport instellingen om de kolommen te wijzigen

•	Maak de afdruk van het bestelformulier om de gewijzigde gegevens op te slaan

Let op!

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van proforma inkoopfacturen, dan zal na het maken van het bestelformulier het vakje voor de bestelling een kleur krijgen. Zie de onderstaande afbeelding.

spwvb055

Dit is de betekenis van de desbetreffende kleuren:

Grijs = Bestelling is aangemaakt, maar nog niet afgedrukt

Geel = Bestelling is afgedrukt en zeer waarschijnlijk naar de leverancier verstuurd

Rood = Bestelling is afgedrukt en er is al een inkoopfactuur van binnengeboekt

Wanneer er voor de bestelling een rood blokje staat wil dit niet zeggen dat voor de gehele bestelling al een inkoopfactuur is geboekt. In het onderste gedeelte bij de bestelregels komen deze kleuren ook terug. Bij alle bestelregels waarvoor een rood blokje staat zijn ingeboekt als inkoopfactuur.