Handmatige verkoopfacturen aanmaken

Voor het aanmaken van een verkoopfactuur geeft men een rechter muisklik. Nadat de optie nieuwe factuur is gekozen verschijnt het volgende scherm.

De meeste velden zullen automatisch ingevuld worden met de waarden die zijn ingesteld in de algemene instellingen. Indien u beschikt over de module financieel is het veld "omschrijving" en de velden bij "factuur financieel" verplicht (geel gekleurd). Deze velden zijn vereist om een correcte boeking in het externe financiele pakket te kunnen maken.  Bij het aanvinken van het vinkje geavanceerde factuur, wordt de factuur omgezet in een geavanceerde verkoopfactuur. Deze manier van factureren zal verderop besproken worden.

Zodra het 1e tabblad van dit scherm is ingevuld kan men naar het 2e tabblad. Hier kan men handmatig de factuurregels toevoegen. Ook is het mogelijk om diverse dingen automatisch over te nemen. Deze zijn namelijk al eens ingevoerd bij het project zoals het overnemen van de aanneemsom van een betreffende fase of de interne project belasting. Ook de factuur memo kan worden overgenomen. Zoals in de onderstaande afbeelding te zien is kan men de prijzen op verschillende manieren invoeren. Onderaan het scherm wordt het totaalbedrag getoond. Dit is het bedrag zonder BTW.

Als men klaar is met invoeren keert men terug naar het 1e tabblad. Aan de rechterkant ziet men het totaalbedrag weer staan. Er onder kan een eventuele korting meegegeven worden. Dit kan een percentage zijn of een bedrag. In het voorbeeld is gekozen voor een korting van 10%. Vervolgens zal men het BTW percentage moeten ingeven. Deze wordt uiteraard berekend over het bedrag na de gegeven korting. De BTW percentage zijn gekoppeld aan BTW-codes. Verderop zal uitgelegd worden hoe een BTW-code is aan te maken.

Zodra men al de benodigde gegeven heeft ingevuld kan de tijdelijke verkoopfactuur afgedrukt gaan worden. Hiervoor kan men op afdrukken klikken. Eerst komt de vraag wilt u een proef factuur genereren. Op deze vraag klikken we op ja. Het volgende venster zal vervolgens verschijnen.

Hier kan men verschillende factuuropmaken samenstellen. Als men gebruik maakt van 1 bepaalde layout hoeft men deze dan ook maar 1x goed in te stellen. De volgende facturen zullen dan altijd direct te printen zijn. Hoe men de layout kan opmaken wordt verder op besproken.

Geavanceerde facturen aanmaken

Bij een geavanceerde factuur worden extra tabbladen getoond (zie de afbeelding hieronder) waarop men kan aangeven welke materialen op de factuur doorberekend moeten worden. Tevens wordt een tabel geladen met de totaal bedragen per tabblad. Deze tabel geeft de bedragen exclusief,inclusief verkoop opslag, het opslagbedrag en percentage per tabblad weer.

Onderstaand een voorbeeld van het tabblad overige waarop de interne project verbruiken worden weergegeven. Met de vinkjes aan de linkerkant kan aangegeven worden welke kosten op de factuur moeten komen. Er kan tevens onderscheid gemaakt worden tussen regels uit interne project belasting en de werkvoorbereiding. In het veld daarnaast kan eventueel nog een afwijkende verkoopopslag worden ingegeven. Wanneer deze opslag op 0 wordt gezet neemt hij het percentage mee dat is ingesteld bij de algemene instellingen.

Uiteraard kan men bij de geavanceerde verkoopfactuur nog gebruik maken van het tabblad handmatige invoer factuurregels. Het toekennen van korting, het BTW percentage gaat op dezelfde manier als beschreven bij het handmatig aanmaken van verkoopfacturen. Evenals het afdrukken van de factuur.

Verzamelfactuur aanmaken

Een andere optie is het maken van een verzamelfactuur. Op een verzamelfactuur kunnen meerdere projecten tegelijk gefactureerd worden. Deze factuursoort kan niet aangemaakt worden in projectbeheer, maar enkel in de module projectmutaties.

Ga in deze module naar het tabblad financieel en vervolgens naar het subtabblad verkoopfacturen. Geef een rechtermuisklik en kies de optie nieuwe verzamelfactuur. Wanneer de de relatie is geselecteerd waaraan gefactureerd gaat worden en de overige verplichte velden ingevuld zijn, dan kan het tabblad "bedragen per project" geopend worden. Wanneer op het dropdown icoon word geklikt, dan  worden alle onderhanden projecten van deze relatie getoond. In dit geval kunnen ook meerdere projecten of meerdere verschillende fases geselecteerd worden.

Het afdrukken van een verzamelfactuur werkt op dezelfde manier als voor de andere soorten facturen.

Termijnfactuur aanmaken

Met de optie termijnen kan een project in verschillende termijnen gefactureerd worden. Zo wordt het eenvoudig om de verschillende facturen op het juiste tijdstip te versturen. Het is zelfs mogelijk om d.m.v. een popup herinnering een melding te krijgen dat een bepaalde termijn verstuurd moet gaan worden. Hieronder volgt een uitleg voor het aanmaken van termijnen t/m het daadwerkelijk factureren ervan.

Termijnen worden aangemaakt vanaf het tabblad algemene info. Het bedrag van de termijn wordt bepaald aan de hand van de aanneemsom van het project. In het volgende voorbeeld wordt een project met een aanneemsom van € 2000,- verdeeld in 4 fases. Dit project heeft geen fases, maar het is mogelijk om de fases ook in termijnen op te splitsen. Wanneer er op het moment van het aanmaken van de termijnen nog geen fases zijn, maar men verwacht wel dat er bijvoorbeeld een fase meerwerk bij gaat komen moet men hier al rekening mee houden bij het aanmaken van de termijnen. In het aanmaak venster kan men aangeven d.m.v. een vinkje of de termijnen per fase aangemaakt moeten worden. Wordt hiervoor gekozen, dan zal men dit direct aan moeten zetten. Dit kan kan niet meer achteraf worden aangepast.

Zoals aangegeven gaan we er nu van uit dat het project geen fases heeft. De aanneemsom is gevuld, dus kunnen de termijnen worden aangemaakt. Hiervoor klikt men op de button (nieuw). Het venster (onderstand rechts) dat zal dan verschijnen ziet er als volgt uit.

Het veld omschrijvingstekst is een verplicht veld. Hier kan men een tekst zetten dat bij elke termijn moet komen te staan, zoals bijvoorbeeld termijn. In het onderste gedeelte van dit scherm (termijnen) kunnen de termijnen worden opgemaakt. We hebben besloten om in het voorbeeld de aanneemsom op te delen in 4 termijnen. Hiervoor zullen we dus de aanneemsom moeten opsplitsen. Deze optie wordt dus aangevinkt, want anders zou er maar 1 termijn aangemaakt gaan worden. Vervolgens wordt in de kolom aantal termijnen het aantal opgegeven. In dit geval 4. In de kolom verdelen kan gekozen worden om de aanneemsom automatisch te verdelen of handmatig. In het voorbeeld is gekozen voor automatisch. Als dit scherm helemaal is doorlopen kan men op OK klikken. Het volgende venster zal dan verschijnen.

In de kolom omschrijving is de tekst gezet welke men in het vorige scherm bij omschrijvingstekst heeft neergezet. Deze tekst is per termijn nog weer aan te passen, evenals de kolommen bedrag en percentage. Door een vinkje te zetten per termijn in de kolom taak zal er een herinnering worden aangemaakt, zodat men niet vergeet de desbetreffende termijn te factureren. De herinnering is gekoppeld aan de kolom factuurdatum. Deze kan men zelf selecteren. Na het aanpassen ziet de termijn verdeling er als volgt uit en klikt men op OK.

De termijnen zijn nu aangemaakt. Op het tabblad algemene info is dit te zien. Hier staat nu een aantal termijnnummers en het totale termijnbedrag. Door op de knop met de 3 puntjes te klikken wordt het voorgaande scherm getoond. Ook op het subtabblad termijnen van hoofdtabblad financieel zijn de termijnen weer terug te vinden.

Het factureren van een termijn doet men vanaf dit tabblad. In het voorbeeld wordt de 1e termijn gefactureerd. Hiervoor selecteerd men deze termijn en geeft men een rechter muisklik op deze regel. Er verschijnt dan een keuze venster. Hier kiest men voor de optie bijbehorende factuur maken.

Vervolgens verschijnt hetzelfde scherm al bij het handmatig aanmaken van facturen, maar als vervolgens op het 2e tabblad wordt geklikt ziet men de bedragen per project. Men kan er voor kiezen om de reeds betaalde bedragen te tonen. Als men dit wil zal deze optie aangevinkt moeten worden.

 
In de onderstaande voorbeelden wordt het verschil getoond als het vinkje hier uit of aan is gezet. Bij de linker afbeelding is deze optie uit en bij de rechter afbeelding aan.

Het afdrukken van de termijnfacturen werk op dezelfde wijze als bij de andere facturen.

Overige factuur opties

Het is ook mogelijk om een factuur te kopiëren. Hiermee worden alle gegevens van de geselecteerde factuur in een nieuwe factuur gekopieerd. Het genereren van een credit factuur werkt op dezelfde wijze, echter de bedragen op de factuur en het systeem zullen negatief weer worgen gegeven. Een factuur verwijderen kan alleen als deze nog niet definitief is gemaakt. (In de modules directe opdrachten & project beheer kunnen geen verzamelfacturen worden verwijderd.) Wanneer de optie print factuur wordt gekozen, komt het printscherm met alle bijbehorende opties naar voren en kan de factuur geprint worden. Met de optie print definitieve factuur wordt de factuur klaar gezet voor synchronisatie met het financiele pakket. Na definitief maken kan de factuur niet meer gewijzigd of verwijderd worden. Mocht er per abuis iets foutief zijn ingevoerd neemt u dan contact op met de helpdesk.

Bij het aanmaken van een nieuwe factuur wordt deze eerst als pro-forma factuur aangemaakt. De factuur krijgt dan ook een tijdelijk nummer. Zoals te zien is in het onderstaande voorbeeld. Deze nummering gaat vooraf aan de tekst TMP. Bij het definitief maken van de factuur wijzigt dit tijdelijke nummer in het definitieve factuurnummer. Beide nummers maken gebruik van een eigen nummergenerator. Na het printen van een tijdelijke factuur of definitieve factuur wordt er een pdf aangemaakt. Deze wordt weergegeven in het onderste gedeelte van het scherm.