Wanneer men een creditfactuur wil gaan maken op een verkoopfactuur of termijnfactuur in het nieuwe boekjaar, welke eigenlijk nog in het oude boekjaar moet komen, dan kan men dit doen d.m.v. het volgende stappenplan.

*  Ga naar de module projectmutaties

*  Selecteer het tabblad financieel en vervolgens het tabblad verkoopfacturen

*  Zoek de verkoopfactuur/termijnfactuur op door de periode op te geven waarin de desbetreffende termijnfactuur valt en klik op de knop toon selectie

*  Selecteer de verkoopfactuur/termijnfactuur, geef een rechtermuisklik en kies de optie creditfactuur genereren

 
Let op: Deze optie is niet beschikbaar wanneer het project gereed is gemeld.

*  Het volgende venster zal verschijnen

*  Ga naar het tabblad handmatige invoer factuurregels/bedragen per project om de tekst eventueel aan te passen. Ga daarna terug naar het tabblad invoer

  algemene gegevens.

*  Controleer alle velden en bij akkoord kan op de knop afdrukken geklikt worden om de tijdelijke creditfactuur aan te maken.

 
Let op: zorg er voor dat de factuurdatum in het voorgaande boekjaar staat, zoals bijvoorbeeld 31 december. Zorg er ook voor dat de juiste administratie is geselecteerd, zodat deze bij synchronisatie richting het financiële pakket (zoals AccountView) in de juiste administratie terrecht komt.

*  Klik in het volgende venster op afdrukken om de tijdelijke creditfactuur te printen. Afhankelijk van de instellingen (deze zijn gedaan door onze consultant in

  samenspraak met de key-user) zal de factuur geprint worden op papier en wordt de PDF aangemaakt.

Wanneer de aangemaakte creditfactuur akkoord is kan de factuur worden omgezet naar definitief. Er vanuit gaande dat voor het nieuwe boekjaar de nummering al is gewijzigd binnen ConstruSteel zullen er wat extra handelingen gedaan moeten gaan worden. Volg in dit geval de volgende stappen.

*  Ga naar de module projectmutaties.

*  Selecteer het tabblad financieel en vervolgens het tabblad verkoopfacturen.

*  Zoek uit wat het laatst gebruikte factuurnummer is in het voorgaande boekjaar.

*  Noteer dit nummer en ga naar de algemene instellingen.

*  Selecteer aan de linkerkant de optie generators.

*  Selecteer bij het veld generator vervolgens het factuurnr.

*  Noteer het huidige nummer van het nieuwe boekjaar, want deze is verderop in het proces weer nodig.

*  Overschrijf nu het eerder genoteerde nummer met het nummer van het voorgaande boekjaar en verhoog deze +1.

*  Klik op de knop bij voorbeeld om te controleren dat zometeen het juiste nummer wordt gebruikt.

 
Let op: wanneer de nummering wordt aangepast laat dit dan weten aan de andere collega’s die ook verkoopfacturen maken, zodat er niet facturen worden aangemaakt met een foutief factuurnummer.

*  Als het nummer correct wordt weergegeven klik dan op OK.

*  Zoek nu de aangemaakte tijdelijke creditfactuur op, in projectmutaties, door de periode op te geven waarin de tijdelijke creditfactuur valt en klik op de knop toon

  selectie.

*  Selecteer de creditfactuur, geef een rechtermuisklik en kies de optie print definitieve factuur.

*  Het volgende venster verschijnt.

*  Klik op ja.
*  Afhankelijk van de instellingen (deze zijn gedaan door onze consultant in samenspraak met de key-user) verschijnt het volgende venster.

*  Bij het aanmaken van de creditfactuur is waarschijnlijk gekozen voor de factuurdatum 31 december van het voorgaande jaar. Om te zorgen dat straks na het

  synchroniseren de creditfactuur in de verkeerde administratie gezet wordt zal op nee geklikt moeten worden.

*  De creditfactuur is nu definitief gemaakt en heeft nu ook het opgegeven factuurnummer gekregen. Zoals eerder al is aangegeven kan er nu niets meer aangepast

  worden, behalve het factuuradres.

*  Ga nu weer terug naar de algemene instellingen en zet de nummering weer terug zoals deze stond voor het huidige boekjaar.

*  Selecteer aan de linkerkant de optie generators.

*  Selecteer bij het veld generator vervolgens het factuurnr.

*  Zorg ervoor dat het laatste factuurnummer van het huidige boekjaar (welke als het goed is genoteerd is) hier weer komt te staan.

*  Klik op de knop bij voorbeeld om te controleren of het juiste nummer weer gebruikt wordt.

*  Als het nummer correct wordt weergegeven klik dan op OK  en informeer eventueel de andere collega’s dat ze weer verkoopfacturen kunnen aanmaken

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een koppeling naar een financieel pakket zoals bijvoorbeeld AccountView, dan zal de creditfactuur d.m.v. synchronisatie overgezet worden in de opgegeven administratie.
De termijn welke gecrediteerd is wordt volledig teruggezet naar de status “nog te factureren”, zodat bijvoorbeeld het termijnbedrag kan worden aangepast.