Tabellen > Financieel > Administraties > Aanmaken nieuwe administratie in AccountView

Stap 1: Backup maken

•	Kies Bestand/Administraties.

•	Zorg dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend. U kunt dit controleren met Document/Stamgegevens Programma/Ingelogde gebruikers.

•	Selecteer administratie 2017.

•	Maak een backup met Document/Backup van administratie. Zo hebt u altijd een backup van uw administratie 2017.

Wilt u nog wijzigingen aanbrengen in de administratie van 2017?

Stamgegevens worden in AccountView alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, maar niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2017. Als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een debiteur of grootboekrekening in 2017 wijzigt, zal dit niet meer automatisch worden meegenomen naar uw administratie 2018.

Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken

In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar aanmaken:

•	Kies Bestand/Administraties.

•	Selecteer administratie 2017 en kies Document/Administratie aanmaken.

AV001

•	Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie 2017 is geselecteerd in het veld Overnemen van.

•	Kies vervolgens Volgende.

•	Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2018 in.

AV002

•	Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode: ADMIN18, Administratienaam: Administratie BV 2018, Map admin: ADMIN18 Markeer Netwerkgebruik administratie, als u met meerdere gebruikers (AccountView Team) tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken.

•	Kies Volgende.

Belangrijk!

Schrijf de ingevoerde administratiecode op, want deze is later in het proces bij het aanmaken van de administratie in ConstruSteel benodigd.

•	Controleer de gegevens in het venster en wijzig deze indien nodig.

AV003

•	Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar.

•	Kies Volgende.

•	Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In administratie 2018 wordt het resultaat van boekjaar 2017 op deze rekening geboekt.

AV004

Wanneer u beschikt over de Accountview module Vaste activa, dan kunt u hier Vaste activa overnemen markeren. (voor meer informatie over deze module kunt u de handleiding of de helpinformatie raadplegen. Kies Help -> Index met trefwoord (keyword): Vaste activa)

De vaste activa worden dan automatisch overgenomen in administratie 2018. U kunt de gegevens ook later overnemen (of bijwerken) met Document/Overnemen/Vaste activa.

Zie de supportnote van Visma Eindejaarsverwerking Vaste activa voor extra aanwijzingen.

•	Kies Aanmaken. De administratie wordt aangemaakt. Budgetten, verslagen en vergelijkende cijfers worden automatisch overgenomen in administratie 2018.

•	Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken.

•	Kies Voltooien.

Wilt u de administratie van 2017 blokkeren? (voorkeur)

Wanneer alle boekingen van 2017 zijn uitgevoerd en het boekjaar is afgerond, dan is het wenselijk het boekjaar te blokkeren. Abusievelijk foutieve boekingen worden dan voorkomen.Op de volgende twee manieren kunt u verdere boekingen in uw administratie 2017 voorkomen. Het verdient de voorkeur ze beide toe te passen:

•	In AccountView voert u een periodenummer in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie (Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Algemeen) in. Dit kan later ongedaan worden gemaakt indien u correcties wilt doorvoeren.

•	In ConstruSteel geeft u aan dat het jaar is geblokkeerd voor verdere invoer (Tabellen/Financieel/administratie) Dubbelklik de administratie en vink de optie “boekjaar afgesloten” aan.

AV005

Stap 3: Beginbalans overnemen

AccountView kent een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft de administratie van 2017 niet eerst af te ronden om de administratie 2018 te openen. Wanneer u nog gaat boeken in boekjaar 2017 kunt u later de beginbalans opnieuw overnemen in 2018 en sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan.

Als uw accountant een aantal correctieboekingen over 2017 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2018, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2017, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2018 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan.

AV006

•	Kies Bestand/Administraties.

•	Selecteer administratie 2018

•	Kies Document/Overnemen/Beginbalans.

•	Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie gekozen is en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in.

•	Markeer zonodig de overige velden. Zie de supportnote Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties voor meer informatie.

•	Kies Overnemen.

•	Als in het rapport de waarschuwing verschijnt: Het beginsaldo van dagboek 'X' sluit niet aan bij het beginsaldo van de gekoppelde grootboekrekening 'Y'., volg dan het getoonde advies op.

Als u de beginbalans van 2018 wilt wijzigen zonder de eindbalans van 2017 te wijzigen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2018 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.

Meer informatie via Visma
Zie de hiervoor genoemde supportnotes en klik hier voor Veelgestelde vragen inzake de Eindejaarsverwerking.