|
Bestelaanvraag maken met documentgenerator |
  
|
|
Bestelaanvraag maken met documentgenerator |
|
Naast de mogelijkheden van de rapporten is het ook mogelijk om met behulp van de documentgenerator een bestelaanvraag te genereren. Het voordeel hiervan is dat de opmaak van het document naar eigen wens aangepast kan worden. Om er gebruik van te maken zal wel een parameter moeten worden aangemaakt welke vervolgens weer op het document terug moet komen. Dit wordt doorgaans in samenwerking met onze consultant gedaan. In de handeleiding documentenbeheer wordt hier verder op ingegaan.
Als het document goed is ingericht, dan kan het volgende stappenplan worden aangehouden om de bestelaanvraag te genereren.
| • | Ga naar het tabblad inkoop/bestelaanvraag |
| • | Zoek de bestelaanvraag op |
| • | Controleer op het tabblad relaties of de gewenste relaties waar de aanvraag naar verzonden moet worden staan vermeld. Zo niet; dan kan de relatie worden toegevoegd d.m.v. de insert-toets van het toetsenbord of door een rechtermuisklik te geven en de optie toevoegen record te kiezen. |
| • | Ga met de muis naar de geselecteerde regel in het bovenste gedeelte van het scherm |
| • | Geef een rechtermuisklik en kies de optie maak aanvraagformulier (doc.gen.) om het sjabloon aan te maken voor de desbetreffende aanvraag |
| • | Selecteer bij document sjabloon het desbetreffende sjabloon dat is aangemaakt voor bestelaanvragen |
| • | Klik op de knop volgende |
| • | Selecteer indien gewenst tekstblokken welke mee moeten lopen in de generatie van het document |
| • | Klik op de knop voltooien om het sjabloon te genereren |
Het gegenereerde document is nu nog niet de daadwerkelijke bestelaanvraag. In het resultaat zal te zien zijn dat de relatiegegevens nog niet zijn ingevuld. Het gegenereerde document is namelijk een sjabloon welke voor de volgende fase gebruikt gaat worden. Het is mogelijk de opmaak nog her en der aan te passen, voordat het document voor de geselecteerde leverancier(s) wordt gegenereerd. Volg het volgende stappenplan om de daadwerkelijke bestelaanvraag te genereren.
| • | Ga met de muis naar de geselecteerde regel in het bovenste gedeelte van het scherm |
| • | Geef een rechtermuisklik en kies de optie maak aanvraagformulier voor relaties (doc.gen) |
| • | Selecteer bij het veld document sjabloon het zojuist gegenereerde sjabloon. De sjabloon folder zal al automatisch zijn ingevuld. |
| • | Klik op de knop voltooien om de bestelaavraag per leverancier te genereren |
Wanneer er de bestelaanvraag voor meerdere leveranciers aangemaakt moet worden, dan zal telkens het scherm terugkomen na elk gegenereerd document. Wanneer dit niet gewenst is, dan kan dit uitgezet worden. Vink hiervoor de optie gebruik voor alles aan, zodat dit scherm maar 1x getoond wordt en alle bestelaanvragen worden achter elkaar gegenereerd.
De aangemaakte bestelaanvragen zijn terug te vinden op het tabblad bijlagen van de desbetreffende bestelaanvraag. Per leverancier is er een mapje aangemaakt. Hierin is het Word-document terug te vinden.
|