Het tabblad inkoop heeft meer opties met betrekking tot het selecteren van een periode dan het tabblad uren. De indeling van het hoofdscherm wordt als eerst behandeld.

Bij punt 1 staan de standaard knoppen. Een korte uitleg per knop volgt hieronder.

Bij punt 2 vinden we de tabbladen waar de mogelijkheid is om terug te gaan naar het tabblad invoer uren. Bij punt 3 kunnen we kiezen voor het type kosten of opbrengsten dat geboekt moet worden. Met de punaise, bij punt 4, kan het uitklapscherm worden vast gezet. Op deze manier wordt dit gedeelte van het scherm niet meer ingeklapt.

Het uitklapscherm bevat onder andere kader 5 & 6. In kader 5 kan een periode worden ingegeven uit welke periode men de inkoopfacturen wil tonen. Het laden van facturen per week zal vanzelfsprekend sneller gaan dan de informatie ophalen van een compleet jaar. Bij kader 6 kan aangegeven worden of de periode selectie de facturen ophaalt op basis van factuurdatum of op basis van de datum waarop de factuur is ingevoerd. Wanneer er een vinkje wordt gezet bij de optie toon inkoopfactuurregels dan worden in plaats van de hoofdomschrijving van de factuur zelf de onderliggende regels weergegeven.

Onderstaande afbeelding geeft de regels van de geboekte inkoopfactuur van bestelling B2010-016 weer. Zo is te zien dat deze inkoopfactuur uit 2 regels bestaat. Door een bepaalde crediteur in te vullen, worden alleen de inkoopfacturen van deze crediteur getoond.

Het kader 7 is er de mogelijkheid om kolommen te groeperen. Dit doet men door de gewenste kolom te slepen in dit grijze gedeelte. Vervolgens wordt de selectie bepaald op basis van deze kolom. In het voorbeeld hieronder is geselecteerd op de kolom crediteur.

In kader 8 worden aan de hand van de geselecteerde periode de inkoopfacturen getoond.

Inkoopfacturen invoeren

Facturen kunnen op 2 manieren worden ingevoerd. De meest gebruikte manier is het invoerscherm. De andere manier is per regel. Facturen worden in het hoofdscherm ingevoerd.

De gele velden zijn verplicht. Hier kan een keuze worden gemaakt uit het pulldown menu of door het exact in te typen. De velden worden automatisch aangevuld bijvoorbeeld in de kolom dag. Typ hier een m en er zal automatisch Maandag komen te staan. Door middel van tab/enter wordt de focus/cursor naar een volgend veld verplaatst. Belangrijk is dat de regels tot aan het eind worden door ge-entert/tabt. Het btw-bedrag wordt automatisch berekend aan de hand van het ingevoerde bedrag (bedrag excl.+ BTW-Code).

De meest gebruikte manier om inkoopfacturen in te boeken is met het invoerscherm. Dit scherm ziet er als volgt uit.

Als men in het invoerveld staat (kader 5) kunnen er kolommen worden toegevoegd of verwijderd. Dit kan door middel van de kolomselectie knop die is aangegeven bij 1.

Bij kader 2 kan gewisseld worden tussen het invoervenster en de condities van de factuur. In het 3e kader worden de factuurgegevens ingegeven zoals crediteur, factuurnummer, omschrijving en datum. Het veld debiteurnr. extern is bedoeld voor het debiteurennummer wat op de inkoopfactuur staat. Dit hoeft slechts 1x ingevoerd te worden. Dit wordt na het invoeren opgeslagen bij de desbetreffende relatie in relatiebeheer. Het controle bedrag kan optioneel worden ingegeven. Als dit ingevuld wordt moet het totaal van de factuurregels hetzelfde zijn als het controle bedrag anders kan de boeking niet afgesloten worden. Het veld achter het controle bedrag is niet aan te passen, deze is gevuld met het crediteurennummer in AccountView. Deze kan alleen in relatiebeheer worden aangepast. De velden dagboek en administratie hebben betrekking op het financielepakket (AccountView). De inkoopfactuur zoals in de afbeelding wordt geboekt in het dagboek inkoop en in de administratie 2012. De periode wordt bepaald aan de hand van de datum. Maar is nog handmatig aan te passen. De financiele velden zijn alleen verplicht als er gebruik wordt gemaakt van financieel.

In kader 4 kunnen enkele voor ingestelde waarden worden aangepast. De betalingstermijn wordt bepaald aan de hand van wat is ingevuld bij de relatie. Als er niets is ingevuld bij de relatie dan wordt gekeken wat is ingesteld bij de algemene instellingen. De invoerdatum zal standaard op vandaag staan. De BTW-code wordt op dezelfde manier bepaald als de betalingstermijn. Het bedrag, BTW bedrag en het bedrag (incl. BTW) laat een optelling zien van de ingevoerde regels. Het vinkje bij inkoopfactuur is betaald kan bij de instellingen standaard aangezet worden. Men kan er ook voor kiezen om deze uit te laten. Als de inkoopfactuur gesynchroniseerd is en betaald in AccountView dan komt er een koppeling terug dat de inkoopfactuur betaald is en wordt het vinkje aangezet. Zo kan er een overzicht in ConstruSteel worden gemaakt met openstaande inkoopfacturen. Dit kan in de module overzicht projecten.

De inkoopfactuurregels worden ingevoerd in kader 5. Indien het controlebedrag is ingegeven zal het bedrag automatisch berekend worden aan de hand van het controlebedrag. Door in het veld omschrijving de toets F6 te gebruiken wordt de omschrijving overgenomen uit het veld omschrijving in kader 3. Verder is het van belang om de gele velden niet te verwijderen d.m.v. kolomselectie. Deze zijn namelijk verplicht! In kader 6 wordt een totaal telling van de bedragen weergegeven.

In het 7e kader is nog wat extra informatie te vinden over de regel. In het voorbeeld staan de kolommen grootboek omschrijving en kostensoort omschrijving aan, maar als deze kolommen uitgeschakeld zouden zijn, is deze informatie nog steeds in kader 7 te zien.

Als de factuur compleet is en het controle bedrag is gehaald, dan kan op OK worden geklikt. Hierdoor word de factuur toegevoegd. Om te synchroniseren met AccountView is het nodig om inkoopfacturen te valideren. Maak hiervoor een selectie Een selectie kan gemaakt worden door middel van een regel aankliken. Op deze manier wordt slechts 1 regel geselecteerd. Een uitgebreide selectie kan gemaakt worden met behulp van de shift knop. Selecteer een regel, houdt vervolgens de shift knop ingedrukt en selecteer vervolgens een volgende regel. Hierdoor een opvolgende selectie gemaakt. Een precieseselectie kan worden gemaakt met behulp van de Ctrl knop. (deze functionaliteit is een windows standaard en werkt dus ook in Ecxel Etc.) van welke inkoopfacturen gevalideerd dienen te worden. Geef daarna een rechter muisklik op de selectie en kies vervolgens voor de optie valideren record. Nadat ze gevalideerd zijn, veranderen ze van kleur. Er zijn verschillende kleuren regels.

Zwart: inkoopfacturen die nog niet zijn gevalideerd zijn

Blauw: inkoopfacturen die klaar staan om gesynchroniseerd te worden

Groen: inkoopfacturen die reeds gesynchroniseerd zijn.

Als inkoopfacturen gecorrigeerd moeten worden, maar ze zijn al gevalideerd moet de desbetreffende inkoopfactuur eerst vrijgegeven worden. Dit doet men door de regel te selecteren en vervolgens een rechter muisklik erop te geven. Men kiest dan voor de optie vrijgeven record. De regel zal hierna weer zwart weergegeven worden. Door er nu dubbel op te klikken kan men de correctie doorvoeren. Na het corrigeren zal de inkoopfactuur wel opnieuw gevalideerd moeten worden, anders zal in AccountView de correctie niet doorgevoerd worden.

Instellingen

Via systeem -> instellingen -> financieel (inkoop) zijn diverse instellingen aan te passen met betrekking tot de inkoopfacturen.

Bij het invoeren kan een controle saldo worden ingegeven. Wanneer alle ingevoerde regels/bedragen het controle saldo bereiken wordt het venster automatisch afgesloten (1e vinkje). Er kan vervolgens gekozen worden of er een leeg invoerscherm weer naar voren dient te komen (2e vinkje). Wanneer een factuur is ingeboekt kan deze ook direct/automatisch gevalideerd worden (3e vinkje). In de daaronder staande pulldown menu's kunnen standaard btw codes en betalingstermijn geselecteerd worden.