Zoals al in het voorgaande hoofdstuk al werd aangegeven kan de vrachtbrief d.m.v. een rapport of de documentgenerator wordt afgedrukt. In het volgende voorbeeld wordt eerst het afdrukken met behulp van een rapport behandeld. Hiervoor selecteren we de desbetreffende vracht en klikken we op de rechter muisknop. Het volgende keuzemenu zal verschijnen.

Kies hier voor de optie "rapporten" en vervolgens voor "vrachtbrief afdrukken (rapport)". Het volgende venster zal daarna getoond worden.

Met behulp van de 2 tabbladen kan men het rapport (vrachtbrief) opmaken. Zo kunnen de kolommen naar eigen inzicht aangepast worden. Het is mogelijk om kolommen uit te schakelen. Dit kan door het vinkje ervoor uit te zetten, maar ook de volgorde van de getoonde kolommen kan worden aangepast. Bij het bepalen van de breedte van de kolommen kan men onderaan zien hoeveel ruimte er nog vrij is over de breedte van het papier. Aan de kolommen kan men naar eigen wens de kolom hernoemen door een tekst in te typen bij "vrije koptekst".

Onder het kopje "vrachtprijs en bijkomende kosten", op het tabblad "rapport instellingen", kan men d.m.v. een vinkje aangeven of deze informatie afgedrukt moet worden en waar deze op het document terug zouden moeten komen. Hetzelfde geldt ook voor de kosten voor een rembourszending. Deze worden overigens altijd onderaan het doucment vermeldt. Deze informatie is bij het aanmaken van de vracht nog niet ingevuld/verwerkt. Wanneer men hier gebruik van wil maken kunnen deze gegevens ingevuld worden op het tabblad "vervoerders".

In het veld onder het kopje "voettekst" kan men een tekst invullen die onderaan het document geplaatst wordt. Ook is hiervan de grootte van het lettertype aan te passen.

Onder het kopje "overige" zijn nog een aantal opties beschikbaar. Zo is het mogelijk om aan het document een logo toe te voegen. De locatie van het logo kan gezocht worden door op het volgende icoon te klikken . Het logo kan desgewenst ook wordt uitgevuld. Hier vinkt men de optie "logo uitvullen" aan.

Indien de opgtie "naar PDF printen" is aangevinkt  zal de aangemaakte vrachtbrief standaard terug te vinden zijn onder het tabblad "bijlagen" van de geselecteerde vracht.

Bij de optie "lijnkleur" kan de omlijning van de tabelworden ingesteld in de gewenste kleur. Onderstaand een voorbeeld van de vrachtbrief.

In het volgende voorbeeld maken we de vrachtbrief met de documentgenerator. Om de gegevens van de vrachten goed in tabelvorm te krijgen moet er een parameter voor worden aangemaakt. Dit doen we in de module documentbeheer bij het tabblad vrachten. Men ziet hier vervolgens het volgende scherm.

In dit venster maken we nu de tabel aan voor de vrachten. Klik hiervoor op het icoon links bovenin het scherm. De velden onder de tekstgegevens zullen nu beschikbaar komen en dienen gevuld te worden. Bij de naam kun je ingeven hoe het tekstblok gaat heten. Bij type heb je de keuze uit 2 opties namelijk "vrachtbrief" en "vrachtkosten". In dit geval kiezen we voor vrachtbrief. De kolommen die hierbij horen zullen bij de selectie zichtbaar worden. De kolommen die aangevinkt zijn zullen op de vrachtbrief getoond worden. Onderaan is te zien hoeveel ruimte er nog beschikbaar is. Met de pijltoetsen aan de rechterkant kan men de volgorde van de kolommen bepaald worden. Bij parameter kan men dus zelf een naam opgeven. Deze moet in het sjabloon dat gebruikt wordt terug komen, zodat de gegevens van de vracht ook toegevoegd worden. Als men dus kiest voor de benaming "vrachtgegevens" dan zal in het sjabloon het volgende aangegeven moeten worden: <<vrachtgegevens>> Als deze naam afwijkt, zal de aangemaakte tabel niet getoond worden bij het genereren van het document. De velden "gebruiker" en "datum" worden automatisch gevuld. Met de "rijhoogte" kan aangegeven worden hoe hoog de rijen van de tabel moeten worden.

Indien men besluit om ook de vrachtkosten op het document weer te laten geven, zal hiervoor ook een parameter aangemaakt moeten worden. Dit werkt op dezelfde manier.

Als dit gebeurd is kan het document gemaakt worden. Verder op is een overzicht te vinden met de beschikbare parameters die gebruikt kunnen worden voor de vrachtbrief. Deze zijn bij de indeling van het document naar eigen inzicht te gebruiken. Het nieuw aangemaakte document kan nu worden opgeslagen bij de andere documenten in de moduele documentenbeheer.

Selecteer nu de desbetreffende vracht en klik vervolgens op de rechter muisknop. Uit het keuzemenu kiest men nu voor "document genereren". Het volgende scherm zal dan verschijnen.

Bij de keuzvelden in het rode kader kan het aangemaakte document voor de vrachten terug gevonden worden. Deze zou moeten worden geselecteerd en daarna kan op de knop "volgende" geklikt worden. In het volgende venster kunnen nog eventueel aangemaakte tekstblokken toegevoegd worden, waarna vervolgens op "voltooien" geklikt kan worden. De vrachtbrief zal nu worden gemaakt en wordt direct opgeslagen onder het tabblad "bijlagen".