Met het gebruik van proforma inkoopfacturen worden automatisch vanaf het printen van de bestelling, vanuit de werkvoorbereiding, een voorstelboeking aangemaakt. De  aangemaakte voorstelboeking kan vervolgens omgezet worden in een definitieve inkoopboeking, waarbij het niet nodig is om alle factuurregels opnieuw in te typen. Dit bespaard natuurlijk de nodige tijd bij het inboeken van de inkoopfacturen. Daarnaast is het op projectniveau inzichtelijk wat er aan proforma inkoopfacturen nog open staat en dus nog kan verwachten.

 
Voordat er gebruik van gemaakt kan worden zal dit moeten worden ingesteld. Dit kan gedaan worden in de algemene instellingen (systeem/instellingen) bij financieel inkoop. Daar zal in 1e instantie aangegeven moeten worden dat er gebruik wordt gemaakt van proforma inkoopfacturen. Dit kan gedaan worden door deze optie "proforam inkoopfacturen gebruiken" aan de rechterkant van het scherm aan te vinken.

Verder moet aangegeven worden wat er met restlengtes gedaan moet worden. Dit heeft betrekking op gemaakte bestellingen van geoptimaliseerde materialen. Wanneer een handelslengte is besteld en niet deze gehele lengte gebruikt wordt. In dit geval zullen de kosten van het reststuk worden verdeeld over het project waarvoor het besteld is. Indien de optimalisatie en bestelling is gebaseerd op meerdere projecten, dan wordt het reststuk naar rato verdeeld over het aantal projecten waarop de optimalisatie is gedaan. Dit is de meest gebruikte optie. Verder zal er een standaard kostensoort worden aangegeven. Doorgaans is dit de kostensoort staal.

Wanneer de optie "verdelen naar rato en wegschrijven naar aparte bewerking" wordt gekozen, dan zal bij een geoptimaliseerde bestelling met handelslengte het reststuk naar worden weggeschreven op een aangegeven bewerking. Ook hierbij dient een standaard kostensoort te worden opgegeven.

Bij de optie "naar intern project en bewerking wegschrijven" zal het reststuk uit een geoptimaliseerde bestelling dus op een intern project geboekt worden en onder een ingestelde bewerking, met daarbij ook een standaard kostensoort.
 
In het onderstaande stappenplan staat beschreven hoe men aangemaakte proforma inkoopfacturen kan omzetten naar een definitieve inkoopfactuur. Het stappenplan is gebaseerd op de meest gebruikte instelling (verdelen naar rato over project).

De omgezette proforma inkoopfactuur is nu een definitieve inkoopfactuur geworden en terug te vinden onder het tabblad "inkoopfacturen". Wanneer de inkoopfactuur gesynchroniseerd moet gaan worden richting het financiële pakket (bijvoorbeeld AccountView) dan zal de inkoopfactuur eerst gevalideerd moeten worden. Dit kan gedaan worden door de inkoopfactuur de selecteren, rechtermuisklik te geven en vervolgens de optie "valideren record" te kiezen. De inkoopfactuurregel zal nu blauw worden weergegeven. Daarna kan er gesynchroniseerd worden en na de synchronisatie zal de regels, mits deze goed is gesynchroniseerd, groen worden weergegeven.