|
Gedeeltelijke proforma inkoopfactuur boeken |
  
|
|
Gedeeltelijke proforma inkoopfactuur boeken |
|
Het kan voorkomen dat de bestelling wordt geleverd in 2 of meerdere delen en dat per deel een factuur wordt verzonden vanuit de leverancier. Natuurlijk is het mogelijk om de proforma inkoopfactuur in gedeeltes in te boeken. De werkwijze is wel afhankelijk van welke groepering is toegepast. Hieronder staan 2 stappenplannen beschreven.
Groepering standaard
Wanneer is gegroepeerd op "standaard", dan worden de bestelregels weergegeven in de proforma inkoopfactuur. In dat geval kan aangegeven worden welk aantal per bestelregel is geleverd. In de onderstaande afbeelding, in het rode kader, is te zien dat het volgende is besteld:
De leverancier heeft de volgende artikelen geleverd: - 2x IPE 80 S235JR 12000
Let op:
De bedragen per bestelregel worden automatisch aangepast, zodat het totale bestelbedrag intact blijft.
Wanneer men het restant van de proforma inkoopfactuur gaat controleren, dan is te zien dat het geboekte bedrag in mindering is gebracht. Wanneer de resterende proforma inkoopfactuur wordt geopend, dan is te zien dat er nu nog 3x HEA 300 S235JR 6000 openstaat. Zie onderstaande afbeelding.
De omgezette proforma inkoopfactuur is nu een definitieve inkoopfactuur geworden en terug te vinden onder het tabblad "inkoopfacturen". Wanneer de inkoopfactuur gesynchroniseerd moet gaan worden richting het financiële pakket (bijvoorbeeld AccountView) dan zal de inkoopfactuur eerst gevalideerd moeten worden. Dit kan gedaan worden door de inkoopfactuur de selecteren, rechtermuisklik te geven en vervolgens de optie "valideren record" te kiezen. De inkoopfactuurregel zal nu blauw worden weergegeven. Daarna kan er gesynchroniseerd worden en na de synchronisatie zal de regels, mits deze goed is gesynchroniseerd, groen worden weergegeven.
Wanneer de resterende factuur van de leverancier wordt ontvangen, kan dit aantal afgeboekt worden op dezelfde wijze als hierboven is beschreven. Er vanuitgaande dat na de 2e levering alles binnen is en dus ook is binnen geboekt, zal voor deze bestelling geen proforma inkoopfactuur meer beschikbaar zijn.
Groepering kostensoort
In de omschrijving is nu te zien dat er gegroepeerd is op kostensoort. Zie in de onderstaande afbeelding het rode kader. Bij aantal staat nu 1. Alle bestelregels worden in dit geval samengevoegd op kostensoort staal in het onderstaande voorbeeld. Het is nu niet zichtbaar welke artikelen dit zijn. Wel is er een totaal bedrag zichtbaar. Dat is in het onderstaande voorbeeld € 1.600,- excl. BTW.
De leverancier heeft nu een factuur gestuurd van € 600,-. Deze factuur is akkoord en moet nu ingeboekt gaan worden.
Wanneer men het restant van de proforma inkoopfactuur gaat controleren, dan is te zien dat het geboekte bedrag in mindering is gebracht. Zie onderstaande afbeelding.
De omgezette proforma inkoopfactuur is nu een definitieve inkoopfactuur geworden en terug te vinden onder het tabblad "inkoopfacturen". Wanneer de inkoopfactuur gesynchroniseerd moet gaan worden richting het financiële pakket (bijvoorbeeld AccountView) dan zal de inkoopfactuur eerst gevalideerd moeten worden. Dit kan gedaan worden door de inkoopfactuur de selecteren, rechtermuisklik te geven en vervolgens de optie "valideren record" te kiezen. De inkoopfactuurregel zal nu blauw worden weergegeven. Daarna kan er gesynchroniseerd worden en na de synchronisatie zal de regels, mits deze goed is gesynchroniseerd, groen worden weergegeven.
Wanneer de resterende factuur van de leverancier wordt ontvangen, kan het bedrag afgeboekt worden op dezelfde wijze als hierboven is beschreven. Er vanuitgaande dat na de 2e levering alles geleverd is en dus ook is binnen geboekt, zal voor deze bestelling geen proforma inkoopfactuur meer beschikbaar zijn.
Het groeperen op kostensoort is vanaf versie 20.00 ook mogelijk wanneer er bestelregels zijn ingegeven op het tabblad overige. Echter het samenvoegen van materiaalregels en overige regels met dezelfde kostensoort is niet mogelijk!
Groepering artikelgroep
In de omschrijving is nu te zien dat er gegroepeerd is op artikelgroep. Zie in de onderstaande afbeelding het rode kader. Bij aantal staat nu 1. Alle bestelregels worden in dit geval samengevoegd op de artikelgroep waaraan de materialen gekoppeld zijn. In de kolom "bewerking/art.groep omschrijving" is te zien op; welke artikelgroepen is gegroepeerd. Per artikelgroep is een bedrag zichtbaar.
De leverancier heeft nu een factuur verzonden van € 600,-. Deze is het bedrag is op de volgende manier samengesteld over de artikelgroepen:
Wanneer men het restant van de proforma inkoopfactuur gaat controleren, dan is te zien dat de geboekte bedragen in mindering zijn gebracht. Zie de onderstaande afbeelding.
De omgezette proforma inkoopfactuur is nu een definitieve inkoopfactuur geworden en terug te vinden onder het tabblad "inkoopfacturen". Wanneer de inkoopfactuur gesynchroniseerd moet gaan worden richting het financiële pakket (bijvoorbeeld AccountView) dan zal de inkoopfactuur eerst gevalideerd moeten worden. Dit kan gedaan worden door de inkoopfactuur de selecteren, rechtermuisklik te geven en vervolgens de optie "valideren record" te kiezen. De inkoopfactuurregel zal nu blauw worden weergegeven. Daarna kan er gesynchroniseerd worden en na de synchronisatie zal de regels, mits deze goed is gesynchroniseerd, groen worden weergegeven.
Wanneer de resterende factuur van de leverancier wordt ontvangen, kan het bedrag afgeboekt worden op dezelfde wijze als hierboven is beschreven. Er vanuitgaande dat na de 2e levering alles geleverd is en dus ook is binnen geboekt, zal voor deze bestelling geen proforma inkoopfactuur meer beschikbaar zijn.
Het groeperen op bewerking/artikelgroep is vanaf versie 20.00 ook mogelijk wanneer er bestelregels zijn ingegeven op het tabblad overige. Echter het samenvoegen van materiaalregels en overige regels met dezelfde bewerking/artikelgroep is niet mogelijk! |
