Modules > Offertebeheer > Stappenplannen > Offertedocument maken en versturen

Om de offerte uit te brengen en aan te bieden aan de aanvragende partij kan gebruikt worden gemaakt van de documentgenerator. De werking hiervan wordt hieronder uitgelegd.

Allereerst dient een nieuw offerte sjabloon aangemaakt te worden, dit is een Word of Excel document waarin de gegevens van een offerte worden weergegeven door middel van parameters.

Parameters zijn stukjes tekst die door ConstruSteel worden vervangen door gegevens die horen bij een offerte. Een voorbeeld hiervan is de parameter

<<Offerte nummer>>, deze wordt door het systeem vervangen en komt er bijvoorbeeld OFF16-002 te staan.

Documentsjabloon aanmaken

•	Open de module documentenbeheer

•	Ga naar het 2e tabblad sjabloon editor, hier kunnen alle documentsjablonen worden opgeslagen

De standaard map voor documentesjablonen heet: ‘SURVEY’, deze is altijd opgenomen in de documentstructuur van ConstruSteel. Om een documentsjabloon toe te voegen:

•	Klik met de rechtermuisknop op het tweede witte vlak aan de linkerkant van het scherm

•	Selecteer bestand toevoegen, via het geopende scherm is een Word of Excel bestand op te zoeken die als documentsjabloon gebruikt kan worden

spofb019

Nadat het document is toegevoegd kan het vanuit ConstruSteel geopend en bewerkt worden

•	Klik met de rechtermuisknop op het document en kies voor de tweede optie bestand openen

•	Het bestand wordt in dit geval geopend in Word en hier kan het aangepast worden

•	De vormgeving kan naar wens worden aangepast

•	Parameters kunnen worden aangepast, toegevoegd of verwijderd

De parameters van ConstruSteel zijn beschikbaar in Microsoft Word. Deze zijn daar terug te vinden onder invoegtoepassingen / ConstruSteel Params.

In dit scherm staan alle beschikbare parameters gegroepeerd per categorie. Als er een categorie geselecteerd wordt kunnen parameters toegevoegd worden door er dubbel op te klikken.

spofb020

Als het sjabloon naar wens is ingericht en alle parameters zijn verwerkt kan het document gebruikt worden in de documentgenerator.

Offertedocument genereren

In offertebeheer kan het documentsjabloon nu gebruikt te worden. Dit gaat als volgt:

•	Selecteer de offerte waarvan een offerte document gegenereerd moet worden

•	Klik op de knop [documentgenerator] er verschijnt een scherm waarin diverse instellingen gedaan kunnen worden

•	Controleer of de juiste gegevens worden getoond van het eigen bedrijf, relatie en van de juiste offerte. Controleer ook of het juiste document sjabloon wordt getoond, zo niet wijzig deze dan naar de juiste gegevens

•	Klik op volgende

•	Er kan gekozen worden om een tekstblok toe te voegen, is dit niet nodig klik dan op voltooien

•	Het document wordt gegenereerd en de parameters worden vervangen door de juiste informatie

spofb021

•	Als dit klaar is volgt een scherm waarin de bestandsnaam gewijzigd kan worden, doe dit indien gewenst of klik direct op ‘OK’

•	Het document wordt direct geopend in Microsoft Word (of Microsoft Excel) en het wordt opgeslagen in de bijlagen van de offerte

spofb022

Offertedocument versturen per mail

Het document kan nu verzonden worden naar de betreffende relatie. Dit kan gemakkelijk vanuit ConstruSteel.

Tip:

De documenten die gegenereerd worden vanuit ConstruSteel worden opgeslagen als Word of Excel bestand. Om te voorkomen dat een klant deze documenten ongewenst aanpast is het aan te raden om het document eerst te converteren naar een PDF. Deze optie zit in Microsoft Office, in plaats van opslaan kan gekozen worden voor de optie ‘exporteren’ het document wordt opgeslagen op dezelfde locatie als het gegenereerde document. De PDF is na exporteren direct beschikbaar in de bijlagen van de offerte in ConstruSteel.

spofb023

•	Klik met de rechtermuisknop op het PDF bestand

spofb024

•	Selecteer de optie "naar verzenden naar" gevolgd door "document versturen per mail"

spofb025

•	In dit scherm kunnen de e-mail adressen worden ingevoerd of worden geselecteerd uit de lijst met relaties

•	Na bevestigen met ‘OK’ dan wordt een Micorsoft Outlook bericht geopend met daarin de PDF in de bijlage

•	Maak het e-mail bericht op

•	Klik op verzenden

Het verstuurde emailbericht is nu opgeslagen in de bijlagen van de geselecteerde offerte.