Een snelle uitwisseling van belangrijke documenten, tekeningen en het opvolgen van gemaakte afspraken zijn functies die het ConstruSteel DMS systeem kenmerken. Opslaan van belangrijke gegevens is essentieel en het terugvinden misschien nog wel veel belangrijker. In de DMS module van ConstruSteel hebben we deze functies ontwikkeld. We hebben onderscheid gemaakt tussen drie verschillende facetten van het managen van documenten: opslaan, opvolgen en terugvinden.
Het opslaan van documenten in de database is een functionaliteit die ervoor zorgt dat alle belangrijke informatie van een project of klant op een centrale locatie is opgeslagen, en voor iedereen in de organisatie toegankelijk is. Het structureel opslaan van deze documenten in een zelf aan te maken mappenstructuur behoort tot de standaard werkwijze in de software. Belangrijk voor deze werkwijze is een snelle uitwisseling van bestanden naar de database in een overzichtelijk scherm. Dit is onderdeel van het DMS systeem van ConstruSteel. E-mails en bijlagen worden eenvoudig van de e-mailbox naar corresponderende projecten, klanten of offertegegevens gekopieerd.
Het opvolgen van ontvangen bestanden is een belangrijke functie in het DMS systeem. Het toevoegen aan de database betekent nog niet dat het verwerkt is. De opvolging kan in de agenda van medewerkers worden toegevoegd. Per dag, week of maand is daarnaast inzichtelijk wat nog gedaan moet worden en op welke termijn.
Het terugvinden van opgeslagen bestanden bij de verschillende projecten of klanten kan een tijdrovende bezigheid zijn. Omdat er met meerdere personen wordt gewerkt is de kans dat een document niet op de afgesproken plek terug te vinden is erg groot. Bij het toenemen van het aantal projecten neemt ook de documentenstroom toe. Om deze documenten eenvoudig terug te vinden is in het DMS systeem van ConstruSteel een zoekfunctie toegevoegd. In deze zoekfunctie worden niet alleen de bestandsnamen van documenten doorzocht, maar ook de inhoud van deze bestanden op de ingegeven zoekcriteria. Naast het zoeken van documenten kan ook in de database worden gezocht naar specifieke zaken zoals e-mails en agenda activiteiten. De gebruiker kan eenvoudig ingeven waarin hij wil zoeken en wat de criteria voor de zoekresultaten zijn. Deze functionaliteit is ondergebracht in een herkenbare vormgeving zodat het simpel is in gebruik.
Het Document management systeem van ConstruSteel biedt veel voordelen:
Heeft u een vraag, wilt u een afspraak maken voor een demonstratie of wilt u meer weten over een van onze software-oplossingen? Neem dan gerust geheel vrijblijvend contact met ons op.
