Document Management Systeem

DMS of Document Management Systeem is een must voor elk modern staalbouw- en constructiebedrijf. Met deze geavanceerde functionaliteit ten aanzien van het archiveren van e-mails (inclusief opvolgactiviteiten), correspondentie en inkoopfacturen is documentatie altijd terug te vinden.

E-mails kunnen eenvoudig en snel vanuit Outlook opgeslagen worden per project, offerte of relatie. Tevens kan er direct een opvolgactie gekoppeld worden. Papieren correspondentie kan snel gescand en gearchiveerd worden.

Waarom DMS van ConstruSteel?

Direct inzicht in alle informatie

Digitaal archiveren van correspondentie, facturen, tekeningen, aantekeningen en e-mails etc. Zo beschikt u altijd over een actueel projectdossier. Alle informatie kunt u eenvoudig archiveren bij de relatie, offerte, opdracht of project.

Informatie makkelijk zoeken en vinden

Het DMS-systeem voorziet in een uitermate handige zoekfunctie om snel de gewenste documenten terug te vinden binnen een bepaalde periode of op een bepaalde datum. Eigenlijk is het een soort Google-zoekfunctie die door iedereen eenvoudig te bedienen is en waardoor elke gebruiker continu overzicht heeft van alle relevante informatie binnen het bedrijf. Gescande documenten kunnen met behulp van OCR (Optical Character Recognition) gescand worden; de inhoud wordt direct doorzoekbaar in ConstruSteel. Ook inhoud van e-mails (inclusief bijlagen) is doorzoekbaar. Het resultaat van de gevonden documenten wordt met een handige previewer getoond, zodat u direct beschikt over de gezochte informatie.

Toename e-mails

Tegenwoordig worden steeds meer zaken zwart-op-wit vastgelegd en mede hierdoor neemt bij elk bedrijf de stroom e-mails toe. Door e-mails centraal te archiveren wordt voorkomen dat e-mails overbodig doorgestuurd worden binnen het bedrijf, maar nog veel belangrijker: de e-mails staan niet meer bij meerdere personen in het persoonlijke Postvak-In, maar worden gedeeld op een centrale plek.

Opvolgactiviteit in agenda

Binnenkomende documenten, offerteaanvragen, e-mails etc. die niet direct beantwoord hoeven te worden kunnen per user ‘ingepland’ worden door middel van opvolgacties. Een opvolgactie kan via het DMS gebruikt worden voor het inplannen van werkzaamheden waardoor er per gebruiker een handige to-do-list wordt samengesteld. In de agenda staat duidelijk duidelijk vermeld wat er gepland is en per activiteit is de bijbehorende informatie direct inzichtelijk. Vanzelfsprekend synchroniseert de agenda met tablets en smartphones.

Per opdracht opslaan

Alle binnenkomende informatie inclusief e-mails kunnen eenvoudig gesleept worden naar opdrachten, offertes en relaties. Alle uitgaande informatie wordt vanzelfsprekend automatisch op de gewenste plek opgeslagen en opvolgacties kunnen direct ingepland en toegewezen worden.

Proactief

Het Document Management Systeem is een bedrijfslicentie en biedt voor de totale onderneming optimaal inzicht in alle e-mails, correspondentie en opvolgacties waardoor proactief werken voor iedereen mogelijk wordt.

Terugverdientijd

Omdat het Document Management Systeem veel (dubbele) handelingen overbodig maakt en zoektijd verkort tot een minimum, is de investering voor het DMS veelal binnen enkele maanden terugverdiend. Voor meer uitleg van de werking van het Document Management Systeem en de terugverdientijd kunt u contact opnemen met een van onze verkoopadviseurs.