Geautomatiseerde factuurverwerking met de Scan Sys-integratie van ConstruSteel
Factuurverwerking, een verantwoordelijkheid die bij de meeste organisaties bij de financiële administratie ligt. Het is een arbeidsintensief proces dat elke week weer heel wat uren in beslag neemt. Dat kan beter en vooral ook efficiënter en duurzamer, dachten ook de ontwikkelaars van ImageCapture software van Scan Sys.
Geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture software
Edward, consultant bij ConstruSteel: “Bij de traditionele manier van inkoopfactuurverwerking worden de facturen uitgeprint en doorgezet naar de betreffende verantwoordelijke voor akkoord. Vervolgens worden de facturen handmatig ingeboekt en verwerkt. Dit proces verloopt met het gebruik van de Scan Sys-integratie geautomatiseerd en volledig digitaal. Facturen worden bij ontvangst automatisch digitaal ingeboekt, om vervolgens te worden verstuurd naar de betreffende verantwoordelijke. De status van de voor akkoord verzonden facturen is op elk moment real time te raadplegen. Na akkoord worden de facturen geautomatiseerd verwerkt. De werkzaamheden van de financieel medewerker verschuiven dus naar het beoordelen van het boekingsvoorstel en de beoordeling van de te betalen factuur. De financieel medewerker houdt dus zicht op de factuurstroom, zonder arbeidsintensieve en repetitieve handelingen uit te hoeven voeren ten behoeve van de factuurverwerking.”
Kostenreductie en lagere foutmarge voor een efficiënt administratief proces
Edward: “Deze nieuwe manier van werken heeft enorm veel voordelen. Allereerst bespaar je hiermee op jaarbasis stapels papier, aangezien het uitprinten van facturen overbodig is geworden. Deze werkwijze is dus veel duurzamer en toekomstgerichter dan de traditionele manier van werken. Daarnaast, omdat geautomatiseerde factuurverwerking een groot deel van de handmatige handelingen elimineert, wordt er veel tijd en geld bespaard. Ten slotte zorgt een reductie in handmatige handelingen ervoor dat de foutmarge aanzienlijk wordt gereduceerd, wat vervolgens ook weer een kostenbesparend effect heeft.”
Volledige Scan Sys-integratie met ConstruSteel
ConstruSteel en Scan Sys hebben dus een koppeling ontwikkeld waardoor facturen automatisch op regelniveau worden herkend en ingeboekt, ImageCapture is de door Scan Sys ontwikkelde technologie die hiervoor wordt gebruikt. De facturen worden vervolgens toegevoegd aan bestaande projecten in ConstruSteel. “Hierdoor krijgt u een nog vollediger beeld van uw projecten, waardoor u beter en efficiënter uw bedrijfsprocessen kunt inrichten en kunt optimaliseren.”
Interessante ConstruSteel-koppeling voor zowel grote, middelgrote als kleine bedrijven
De Scan Sys-integratie voor geautomatiseerde factuurverwerking met ConstruSteel is rendabel voor bedrijven die rond de 2000 inkoopfacturen per jaar verwerken. Uiteraard is dit aantal deels afhankelijk van de inrichting van het huidige administratieve proces. Maar ook voor bedrijven met een kleinere factuurstroom is de Scan Sys-integratie interessant. Bij deze bedrijven wordt doorgaans gebruik gemaakt van een beperkter deel van ImageCapture software, waardoor er volop wordt geprofiteerd van de voordelen van een papierloos administratief proces met een gering aantal handmatige handelingen.
Wilt u meer weten?
Wilt u meer weten over de Scan Sys-softwarekoppeling met ConstruSteel en of dit voor u de juiste volgende stap is in een duurzamer en efficiënter productieproces? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of meld u aan voor het webinar Smart Industry voor staalbouwers – Digitale factuurstroom op donderdag 10 november.